/LIGHTLY
Ta oppfølgingen litt lettere.
/lightly setter opp oppdragene, holder styr på ressurser og risiko og gjør rapportering enklere.
UTFORDRING
Oppfølging av mål og budsjetter er tidkrevende og tapper organisasjoner for krefter
Mål og oppdrag i tildelingsbrevet skal bli til prosjekter og ressursplaner som må følges og rapporteres på. Når oppfølgingen er spredt på dokumenter og regneark, går det mye tid til leting, avklaringer og manuell sammenstilling. Tillegg gjennom året og tall fra ulike systemer må også håndteres innenfor virksomhetens økonomiske rammer.
Mål og prioriteringer mister retning
Mål og prioriteringer blir liggende i styringsdokumenter og budsjettvedtak, mens det daglige arbeidet planlegges andre steder. Koblingen til oppgaver, prosjekter og forventede resultater blir uklar. Det gjør det vanskeligere å følge opp om innsatsen støtter virksomhetens mål.
Dobbeltarbeid og usikre tall
Oppgaver, tall og status kopieres mellom dokumenter, regneark og rapporter. Økonomi og timer må hentes fra ulike systemer og settes sammen manuelt. Flere versjoner må holdes oppdatert, og tid går til å kontrollere tall og rette feil før informasjonen kan brukes.
Svak ressursutnytting
Ansvar, bemanning, fremdrift og risiko følges opp hver for seg. Det blir uten styringsinformasjon vanskelig å fordele kapasiteten og se hvor innsatsen trengs mest. Noen får for mye å gjøre, mens ledig kapasitet hos andre ikke blir utnyttet. Samtidig går tid til å finne status og avklare neste steg.
KONSEKVENS
Det rammer medarbeidere, måloppnåelse og omdømme
Når oppfølgingen er fragmentert, merkes det i medarbeidernes hverdag, på samarbeidet i ledergruppen og på kvaliteten i rapporteringen til departementet. Det blir vanskelig å følge sammenhengen og se den røde tråden fra oppdrag til leverte resultater i virksomhetens arbeid.
Tungvinte prosesser og svak samhandling
Uklart ansvar og manglende koordinering er ineffektivt og fører til forsinkelser. Informasjon registreres flere ganger, og status må etterspørres. Oppgaver kan falle mellom flere ansvarlige, og tid går til leting og avklaringer fremfor gjennomføring. Det gjør det vanskeligere å holde fremdriften og levere som planlagt.
Usikkert beslutningsgrunnlag
Når tall fra ulike systemer sammenstilles og oppdateres manuelt uten en styrt prosess, øker risikoen for feil og motstridende versjoner. Det blir vanskelig å vite hvilke tall som er riktige og oppdaterte, og tilliten til beslutningsgrunnlaget svekkes. Ledergruppen bruker tid på å kontrollere tallene fremfor å prioritere og følge opp tiltak.
Frustrasjon og svekket trivsel
Medarbeidere blir avhengige av andre for å få informasjon og følge opp eget ansvar. Uklarhet og misforståelser skaper friksjon, og skjev arbeidsbelastning kan gi noen for mye å gjøre. Når sammenhengen mellom egen innsats og virksomhetens mål blir utydelig, kan eierskap, motivasjon og trivsel svekkes.
Løsningen
/lightly samler oppdrag, prosjekter, økonomi og ressurser. Ett felles arbeidsgrunnlag gjør det enklere å avklare ansvar, prioritere kapasitet og følge opp oppdragene i tildelingsbrevet. Ledere og medarbeidere får et felles grunnlag for å planlegge, prioritere og rapportere. Under viser vi noen eksempler på hvordan det fungerer i praksis.
01 / AUTOMATISK INNLESNING
Automatisk oppsett direkte fra tildelingsbrev
Løsningen leser tildelingsbrevet og legger automatisk opp strukturen på oppdrag og kapittelpostene. Ønsker du endringer, er det enkelt å editere før godkjenning.
Prosessen starter når dere mottar et nytt tildelingsbrev. Virksomhetens tildelingsbrev leses inn i PDF-format. Forslagene kontrolleres og kvalitetssikres før informasjonen tas videre til planlegging, prosjekter og oppfølging.
- Les inn
Bruk tildelingsbrevet som utgangspunkt. - Kontroller
Gjennomgå forslag og velg hva som tas videre. - Følg opp
Bruk godkjent informasjon videre i et tilkoblet kundemiljø.
Mindre kopiering. Kortere vei fra oppdrag til oppfølging.
02 / PROSJEKTOVERSIKT
Finn prosjektet og legg planen
Knytt oppgaver til prosjektet med prosjekteier og prosjektansvarlig. Samle ansvar, milepæler, risiko og økonomi ett sted. Hovedsiden samler prosjekter, ansvar og status. Søk og filtre gjør det enkelt å finne fram og avgrense oversikten.
- Prosjektnummer, avdeling, prosjekteier og prosjektansvarlig
- Snarvei til prosjektinformasjon og prognoser
- Oppfølging av milepæler, risiko og økonomi rundt prosjektet
Tydelig eierskap og et felles bilde av fremdriften. Mindre tid til å lete etter prosjektstatus og mer tid til å prioritere og følge opp det som trenger oppmerksomhet.
03 / ALLOKERING AV ANSATTE
Bruk kapasiteten der den trengs
Knytt ansatte og timer til prosjektene som skal leveres. Se budsjetterte timer og oppdaterte prognoser i samme arbeidsflate.
- Planlegg bemanning per prosjekt
- Sammenlign timebudsjett og prognose
- Forklar endringer med kommentarer
Mindre tid til å samle ressursoversikter før bemannings- og prognosemøter.
04 / RAPPORTERING OG MYNDIGHETSKRAV
Oppgaverapportering med et tastetrykk
Generer en samlet rapport med ett tastetrykk. Budsjett, regnskap, prognoser og timeforbruk settes automatisk sammen per oppgave. Suppler med kommentarer og bruk rapporten i styringsdialogen.
- Se økonomi og timeforbruk per prosjekt og oppgave
- Dokumenter status og budsjettjusteringer med rapporttekst
- Del rapporten som PDF med andre
Et samlet rapportgrunnlag støtter arbeidet med dokumentasjon, økonomioppfølging og rapportering i statlige virksomheter. Virksomheten avklarer rapporteringskravene og kvalitetssikrer innholdet før det sendes videre til ledelsen og departementet.
Mindre sammenstilling. Mer tid til å forklare avvik og følge opp tiltak.
Vil dere se /lightly i praksis?
La oss se på hvordan dere følger opp oppdrag, ressurser og rapportering – og hvor /lightly kan gjøre arbeidet enklere.
Effekt
Et felles grunnlag reduserer dobbeltarbeid, gir bedre prioriteringer og styrker oppfølgingen av virksomhetens mål. Det gir bedre flyt i arbeidet, større tillit til tallene og mer rom for mestring og måloppnåelse.
Effektiviserer rapporteringen
Gjenbruk informasjon rundt prosjektet og bruk den videre til oppfølging og rapportering. Reduser behovet for parallelle oversikter.
Enklere prioriteringer
Se ansvar, planlagt innsats og prognoser i sammenheng. Bruk møtetiden på hva dere bør gjøre, med et felles utgangspunkt.
Bedre styringsinformasjon
Samle tall og forklaringer tett på arbeidet. Gjør det enklere å forstå avvik og ta tak i det som krever oppmerksomhet.
Ofte stilte spørsmål
/lightly gjør sammenhengen synlig – fra oppdraget dere har fått, til etablering av prosjekter og allokering av ressurser.
Ledere og medarbeidere får et felles arbeidsgrunnlag for å avklare ansvar, planlegge innsatsen og følge opp fremdriften. Prosjekteiere og prosjektansvarlige kan se oppgaver, økonomi og bemanning i sammenheng, mens organisasjonen bygger videre på systemene den allerede bruker.
Vi legger opp til en enkel og oversiktlig oppstart og en arbeidsprosess som er lett å følge i hverdagen. Med felles struktur blir det enklere å holde informasjonen oppdatert og bruke den videre i samarbeid, prioriteringer og rapportering.
Hvordan settes løsningen opp?
/lightly kjøres i deres egen infrastruktur slik at dere har full kontroll på tilganger og sikkerhet. Oppsettet tilpasses deres behov og interne rutiner.
Vi legger opp til en enkel og oversiktlig oppstart, tilpasset virksomhetens behov. Sammen avklarer vi oppsettet og hvilke interne ressurser som bidrar med regnskaps- og timetall.
Hvordan får vi inn regnskaps- og timetall?
Regnskaps- og timetall hentes inn med en enkel eksport fra virksomhetens økonomi- og timeregistreringssystemer. Tallene importeres i /lightly og kontrolleres av dere, uten behov for egne integrasjoner.
Virksomhetens interne ressurser kvalitetssikrer tallene før de brukes i oppfølgingen. Det gir en oversiktlig prosess med tydelig ansvar for at grunnlaget er riktig og oppdatert.
Hvordan kan jeg dele rapportene som produseres?
Ett tastetrykk og du kan dele PDF’en med andre. Bruk rapporten i møter, send den videre eller la den inngå i virksomhetens øvrige rapportering.
Tilpassede oversikter kan settes opp med Power BI eller andre rapporteringsløsninger mot /lightly for å lage analyser og presentasjoner tilpasset virksomhetens behov.
VIRKSOMHETSSTYRING
Grunnlag for god virksomhetsstyring
/lightly samler mål, oppgaver, økonomi og ressurser som grunnlag for virksomhetsstyring i statlige virksomheter. Knytt oppdragene i tildelingsbrevet til prosjekter, ansvar og ressursbruk, og bruk et felles grunnlag i oppfølgingen gjennom året.
Oppfølging og rapportering tilpasses virksomhetens styringsdokumenter, budsjettstruktur og rutiner. Virksomheten har ansvar for egne krav og samlet etterlevelse, og kvalitetssikrer innholdet før det sendes videre.
DFØs veiledning om styring og maler for årsregnskap gir støtte til strukturert oppfølging og rapportering. /lightly kan samle tall og forklaringer som brukes i dette arbeidet, mens virksomheten tilpasser rapporteringen til de aktuelle kravene og malene.
01
Mål og prioriteringer
Knytt prosjekter til oppgaver og forventet effekt. Følg opp ansvar, milepæler og risiko.
02
Økonomi og ressurser
Se budsjett, faktiske tall og prognoser i sammenheng med timer og bemanning.
03
Dokumentasjon og sporbarhet
Oppgavekoblinger, prosjektnummer og kapittel/post gir struktur. Ved SharePoint-tilkobling kan versjonshistorikk støtte etterprøvbarhet.
04
Rapportering og kontroll
Samle tall og forklaringer til bruk i rapportering, avviksoppfølging og styringsdialog.
Nysgjerrig på /lightly?
Vil dere vite mer, se en demonstrasjon eller diskutere behovene deres? Legg igjen kontaktinformasjonen din, så tar vi kontakt for en uforpliktende prat.
Vi bruker opplysningene til å følge opp henvendelsen din. Les personvernerklæringen.
Du kan også skrive til post@mindshift.no.